Несмотря на развитие цифровых технологий, в Украине до сих пор многие бухгалтеры продолжают вести учёт «по-старинке» — локально, на собственных компьютерах. Даже специализированные онлайн-сервисы, вроде «Вчасно», используются далеко не всеми, что уже говорить о арендованных серверах под бухгалтерию онлайн.
фото: sidata.com.ua
Но современный бизнес всё чаще требует гибкости, мобильности и доступности данных из любой точки мира, особенно когда много бизнесов сделали релокейт в западных регионы Украины или вовсе в Европу. Поэтому уже во всю набрало популярность решение — онлайн-бухгалтерия. Суть его проста: арендуется виртуальный сервер (VPS или VDS), на который устанавливаются привычные бухгалтерские программы (BAS, M.E.Doc и др.), и доступ к ним получают все необходимые сотрудники.
Онлайн-бухгалтерия — это доступ к данным 24/7/365, без привязки к офису и без рисков потери информации при поломке компьютера.
В этой статье разберём, как работает бухгалтерия в облаке, какие преимущества она даёт и покажем реальный кейс переноса системы на виртуальные сервера.
Что означает «бухгалтерия онлайн»?
В классическом понимании бухгалтерия — это программа, установленная на рабочем ПК бухгалтера. Но у такого подхода масса минусов: данные хранятся локально, риск поломки техники или вирусов — всегда рядом, а доступ возможен только с конкретного устройства.
Онлайн-бухгалтерия решает все вышеперечисленные проблемы.
Процесс перехода бухгалтерии в облако:
- На VPS или VDS устанавливается лицензия бухгалтерской программы.
- Сервер арендуется у дата-центра, где уже обеспечена физическая и цифровая защита.
- Доступ к системе получают сотрудники через интернет с любого устройства.
Почему стоит перенести бухгалтерию в онлайн?
Основной аргумент — безопасность и удобство. Но если рассмотреть детально, смотрите в таблице. Потому как польза от перехода в онлайн гораздо шире.
| Критерий | Локальная бухгалтерия | Онлайн-бухгалтерия |
|---|---|---|
| Доступ к данным | Только на компьютере бухгалтера | Из любой точки мира |
| Надёжность | Риски вирусов, поломки ПК | Данные дублируются, резервные копии |
| Безопасность | Риск кражи или изъятия оборудования | Дата-центры в Европе, защита законом |
| Затраты | Электричество, обслуживание техники | Входит в тариф аренды сервера |
| Масштабируемость | Ограничена мощностью ПК | Легко увеличить ресурсы под бизнес |
Итого, мы имеем беспроигрышную ситуация, по сути где они плюсы от внедрения бухгалтерии в онлайн. Однако, как это происходит на практике и сколько стоит это удовольствие?
Кейс миграции бухгалтерии в облако
Расскажем, как на практике выглядит перенос бухгалтерии в облако. Кейс принадлежит компании Sidata, все работы выполняли специалисты данного хостинг-провайдера.
Вначале специалисты Sidata сделали резервную копию всех данных: BAS, M.E.Doc и сопутствующих файлов. Хранили бэкап и на внешнем диске, и в облаке — чтобы исключить любые риски.
После этого был арендован виртуальный сервер в Европе хостинг-провайдера SIDATA (занимается специально арендой серверов под бухгалтерию). Виртуальные сервера запускаются за 15 минут, и мы сразу установили туда все необходимые программы: BAS и M.E.Doc, настроили пользователей, проверили корректность лицензий.
На тестировании в понедельник три бухгалтера без проблем вошли в систему: сформировали отчёт, подписали его через M.E.Doc и даже провели реальный банковский платёж. Всё заработало без долгих настроек и «плясок с бубном».
Цена аренды сервера под бухгалтерию
Стоимость аренды зависит от того, сколько сотрудников будет работать одновременно. Компании хостинг-провайдеры предлагает гибкую линейку серверов под бухгалтерию. Ниже — популярные тарифы:
| Тариф | Ресурсы сервера | Количество пользователей | Стоимость (грн/мес) | Для кого подходит |
|---|---|---|---|---|
| Start | 2 vCPU, 4 GB RAM, 40 GB SSD | 1–2 | от 350 грн | ФОП, самозанятые особы |
| Business | 4 vCPU, 8 GB RAM, 80 GB SSD | 5–7 | от 1600 грн | Малый и средний бизнес |
| Corporate | 8 vCPU, 16 GB RAM, 160 GB SSD | 10–12 | от 2650 грн | Средний бизнес |
| Enterprise | Индивидуальная конфигурация | 15+ | по запросу | Средний и большой бизнес |
- Каждый тариф можно протестировать бесплатно в течение 5 дней. Масштабирование возможно в любой момент в панели клиента и выполняется в течении 10 минут.
- Для тех, кто арендует сервер на 12 месяцев существуют скидки.
Тарифы на аренду серверов для онлайн-бухгалтерии с сайта sidata.com.ua
Таким образом, цена гибко подстраивается под бизнес: не нужно переплачивать, но при необходимости сервер легко масштабируется.
Преимущества и недостатки
Плюсы аренды серверов для онлайн-бухгалтерии:
- Полный доступ к системе 24/7 из любой точки.
- Все расходы на электропитание, интернет и охлаждение — уже включены в тариф.
- Скорость соединения — до 1000 Mbit.
- Физическая защита и дата-центры в Германии, Франции, Нидерландах, Финляндии и США.
- Автоматический бэкап, резервирование питания и интернета.
Минусы локального решения:
- Риск изъятия техники, даже без законных оснований.
- Дополнительные расходы на IP-адреса, защиту и обслуживание.
- Зависимость от офиса и конкретного компьютера.
Как вы уже догадались, минусов у онлайн-решения практически нет, только постоянная плата за использования ресурсов, однако учитывая, что вы не должны покупать для этого специальный компьютер, тогда это не минус, а наоборот преимущество.
Все таки онлайн-бухгалтерия лучше?
Облачная-бухгалтерия — это не просто «удобно». Для многих компаний это вопрос выживания: данные должны быть в безопасности, а сотрудники — иметь доступ к системе из любой точки мира.
Аренда сервера в Европе через такие компании как Sidata решает эти задачи. Это гибкость, надёжность и разумная цена.
Если хотя бы один из ваших бухгалтеров работает удалённо или бизнес требует мобильности — самое время задуматься над перенесом бухгалтерии в онлайн/облако.